聽POL脥TICA DE MANEJO DE DATOS

INSTITUTO LATINOAMERICANO DE ALTOS ESTUDIOS 鈥揑LAE鈥
POL脥TICA DE MANEJO DE DATOS PERSONALES
AGOSTO DE 2013


El Instituto Latinoamericano de Altos Estudios 鈥揑LAE鈥, siguiendo los principios de legalidad, libertad, transparencia y protecci贸n de derechos constitucionales tales como el habeas data, la intimidad, el buen nombre y la privacidad, expide la presente pol铆tica de manejo de datos personales, para quienes, en virtud de actividades acad茅micas, comerciales y laborales, suministren informaci贸n y datos personales al ILAE, quien estar谩 encargado del tratamiento, enti茅ndase, conocimiento, actualizaci贸n y rectificaci贸n de estos.

1. Sustento legal:

Art铆culo 15 de la Constituci贸n Pol铆tica Nacional.

Ley 1266 de 2008. 鈥淧or la cual se dictan disposiciones generales del habeas data鈥.

Ley 1581 de 2012. 鈥淧or la cual se le otorga competencia a la Superintendencia de Industria y Comercio para la vigilancia y control relacionada con los datos personales鈥.

Decreto Reglamentario 1727 de 15 de mayo de 2009.

Decreto Reglamentario 2952 de 6 de agosto de 2010.

Decreto Reglamentario Parcial 1377 de 27 de junio de 2013.

Sentencia Corte Constitucional C- 1011 de 16 de octubre de 2008, M. P.: Jaime C贸rdoba Trivi帽o.

Sentencia Corte聽Constitucional C-748 de 6 de octubre de 2011, M. P.: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

2. Autorizaci贸n del titular

Se requiere la autorizaci贸n previa expresa e informada del titular, que deber谩 ser obtenida por cualquier medio susceptible de ser consultado y verificado posteriormente, salvo las excepciones previstas en la ley.

La autorizaci贸n del titular no ser谩 necesaria cuando se trate de:

a) Informaci贸n requerida por una entidad p煤blica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza p煤blica.

c) Casos de urgencia m茅dica o sanitaria.

d) Tratamiento de informaci贸n autorizado por la ley para fines hist贸ricos, estad铆sticos o cient铆ficos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Deberes del ILAE como responsable del tratamiento de datos personales

El Instituto Latinoamericano de Altos Estudios 鈥揑LAE鈥, actuando como responsable del tratamiento de datos personales y en virtud del art铆culo 17 de la Ley 1581 de 17 de octubre de 2012, cumplir谩 con los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el titular;

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada;

d) Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la informaci贸n que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la informaci贸n, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem谩s medidas necesarias para que la informaci贸n suministrada a 茅ste se mantenga actualizada;

g) Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;

h) Suministrar al encargado del tratamiento, seg煤n el caso, 煤nicamente datos cuyo tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos se帽alados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de pol铆ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atenci贸n de consultas y reclamos;

l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada informaci贸n se encuentra en discusi贸n por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamaci贸n y no haya finalizado el tr谩mite respectivo;

m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.聽Registro Nacional de Bases de Datos

El Instituto Latinoamericano de Altos Estudios 鈥揑LAE鈥, se reserva la potestad de mantener cierta informaci贸n que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial, en virtud de la solicitud expresa de los titulares del derecho fundamental de habeas data.

Teniendo en cuenta que el ILAE maneja informaci贸n de contenidos editoriales, adem谩s de informaci贸n de car谩cter financiero, estos datos se excluyen de la inclusi贸n del Registro Nacional de Bases de Datos de conformidad con la Ley 1581 de 2012 (art铆culo 2.潞 literales d y e, respectivamente).

En cuanto a la informaci贸n que no se encuentre fuera del 谩mbito de aplicaci贸n de la mencionada ley, 茅sta reposara en el Registro Nacional de Bases de Datos 鈥揜NBD鈥 que ser谩 administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio 鈥揝IC鈥 y la cual ser谩 de consulta p煤blica.

5.聽Autorizaciones y consentimiento

La recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n de datos personales por parte del ILAE, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

5.1.聽Medio y manifestaciones para otorgar la autorizaci贸n

La autorizaci贸n se har谩 mediante documento, sea f铆sico o electr贸nico o cualquier otro medio que permita y garantice su posterior consulta, ya sea por un mecanismo t茅cnico o tecnol贸gico que permita concluir de forma inequ铆voca la manifestaci贸n de la voluntad del titular (ver Anexo 1: modelo de autorizaci贸n para la recolecci贸n y tratamiento de datos personales).

6. Aviso de privacidad

El aviso de privacidad es el documento f铆sico, electr贸nico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, puesto a disposici贸n del titular para el tratamiento de sus datos personales. Por medio de este documento, se comunica al titular todo lo concerniente a las pol铆ticas de tratamiento de informaci贸n que le ser谩n aplicables, as铆 como la forma de acceder a las mismas y las caracter铆sticas del tratamiento que se pretende dar a los datos personales (ver Anexo 2: Modelo de aviso de privacidad).

6.1. Alcance y contenido del aviso de privacidad

El aviso de privacidad est谩 compuesto por:

a) La identidad, el domicilio y los datos de contacto del responsable del tratamiento.

b) Tipo de tratamiento y finalidad al cual ser谩n sometidos los datos.

c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que sean de conocimiento del titular, la pol铆tica de tratamiento de la informaci贸n, al igual que los cambios que en ella se produzcan.

7. Derechos de los titulares de la informaci贸n

De conformidad con el art铆culo 8.潞 de la Ley 1581 de 2012, sobre el titular de la informaci贸n recaen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho va dirigido, entre otros, a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento est茅 expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorizaci贸n otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se except煤e como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el art铆culo 10.潞 de la ley citada;

c) Recibir informaci贸n por parte del responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las dem谩s normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorizaci贸n o solicitar la supresi贸n del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant铆as constitucionales y legales. La revocatoria o supresi贸n proceder谩 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constituci贸n;

f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Garant铆as del derecho de acceso

El Instituto Latinoamericano de Altos Estudios 鈥揑LAE鈥 asegurar谩 el derecho de acceso a la informaci贸n, cuando previamente se haya acreditado la identidad del titular, la legitimidad o la personalidad de su representante, poniendo a disposici贸n de 茅ste, sin costo alguno, todos los datos personales completos a trav茅s de cualquier medio ya sea f铆sico o electr贸nico, garantizando as铆 el acceso directo del titular a su informaci贸n.

9. Revocatoria de autorizaci贸n y supresi贸n de datos

El titular del derecho puede en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposici贸n legal o contractual. Este tipo de procedimiento de revocatoria de autorizaci贸n deber谩 llevarse a cabo de forma sencilla y gratuita. La revocatoria podr谩 realizarse en forma total o parcial, dependiendo de las finalidades consentidas y del tipo de tratamiento.

En cuanto a la supresi贸n de datos o el derecho de cancelaci贸n, hay que tener en cuenta que no son absolutos. El responsable del manejo de los datos podr谩 negarse a la solicitud siempre y cuando: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; b) La eliminaci贸n de los datos comprometa actuaciones judiciales o administrativas en 谩mbitos fiscales, penales, administrativos, etc.; y c) Los datos sean necesarios para proteger intereses jur铆dicamente titulados del titular, en funci贸n del inter茅s p煤blico o en cumplimiento de una obligaci贸n previamente adquirida.

10.聽Seguridad de la informaci贸n y medidas de seguridad

Siguiendo de cerca el principio de seguridad formulado en el literal g, art铆culo 4.潞, el ILAE acoger谩 las medidas t茅cnicas, humanas y administrativas necesarias para conceder la seguridad a los registros evitando de esta forma adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; empero no se hace responsable de las manipulaciones il铆citas de terceros, fallas t茅cnicas o tecnol贸gicas, que se encuentren por fuera de su 谩mbito de protecci贸n.

11.聽Utilizaci贸n y transferencia internacional de datos personales e informaci贸n personal por parte del ILAE

Por la naturaleza del Instituto Latinoamericano de Altos Estudios 鈥揑LAE鈥, la informaci贸n recopilada y almacenada podr谩 ser transferida al exterior, esto en cumplimiento de lo convenido con el titular de los datos personales y sujeto a los requerimientos legales

aplicables. Con la presente pol铆tica, se autoriza al ILAE para hacer la trasferencia de esta informaci贸n. Lo anterior implica la vinculaci贸n del tercero que conozca de la informaci贸n, de observar la pol铆tica y emplear los datos recibidos para los asuntos relativos a la relaci贸n entre 茅ste y el ILAE.

El intercambio entre el ILAE y las entidades gubernamentales o p煤blicas y terceros que participen de actividades legales ser谩n con el fin de: a) Cumplir con la leyes vigentes, incluso aquellas distintas a las de su pa铆s de residencia; b) Para cumplir con tr谩mites jur铆dicos; c) Para responder las solicitudes de las autoridades p煤blicas y del Gobierno distintas las de su pa铆s de residencia; d) Para hacer cumplir nuestros t茅rminos y condiciones; e) Para proteger nuestras operaciones; f) Para proteger nuestros derechos privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de un tercero; y g) Para obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los da帽os y perjuicios que no puedan afectar; h) El titular del dato acepta su participaci贸n en los diferentes espacios de interacci贸n que propicie el ILAE a trav茅s de sus portales y de la p谩gina Web, en los 谩mbitos de la docencia, investigaci贸n, extensi贸n y relacionamiento con el sector educativo y cient铆fico.

12.聽Funci贸n de protecci贸n de datos personales al interior del ILAE

El ILAE actuar谩, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos personales; y las distintas dependencias, tanto acad茅micas como administrativas, actuar谩n como encargados del tratamiento de datos personales.

En el caso en que el Instituto Latinoamericano de Altos Estudios 鈥揑LAE鈥 haga uso contrario al autorizado en las leyes, el titular podr谩 contactarse a trav茅s de comunicaci贸n motivada dirigida al ILAE. Direcci贸n: Carrera 18 # 39A-46 Bogot谩 Colombia; correo electr贸nico: [defensoria@ilae.edu.co]; Tel茅fonos: PBX (571) 232 3705, (571) 285 6668, (571) 340 1266, FAX (571) 323 2181, llame gratis desde cualquier lugar de Colombia 018000-118444.


VIGENCIA

La presente pol铆tica rige a partir del 15 de agosto de 2013 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias acad茅micas o administrativas en el Instituto Latinoamericano de Altos Estudios.